Нужна ли онлайн-касса при безналичных расчетах?

Согласно 54-ФЗ онлайн-кассы теперь должны устанавливать даже те предприниматели, которые никогда не работали с кассовой техникой. Но есть в законе и исключения - некоторые ИП и ООО могут работать без онлайн-кассы. Относятся ли к ним те предприниматели, которые принимают оплату на расчетный счет? Читайте дальше.

Кому нужно применять онлайн-кассы при безналичных расчетах?

Денежные средства перечисляются на расчетный счет организации, соответственно налоговая инспекция может отследить всю выручку предпринимателя. Исходя из чего, многие предприниматели делают вывод, что установка онлайн-кассы в этом случае не нужна.

Но данное мнение является ошибочным.

Установка онлайн-кассы для владельцев интернет-магазина

У вас имеется интернет-магазин, в котором:

• Отсутствуют пункты самовывоза
• Покупатели оплачивают товары исключительно по безналу
• Оплата происходит через платежный сервис: деньги сразу зачисляются на ваш расчетный счет

Установка онлайн-кассы будет обязательной несмотря на то, что оплата идет через расчетный счет предприятия.

Помимо установки онлайн-кассы интернет-магазины должны отправлять всем покупателям электронные чеки с помощью sms-сообщений или на e-mail.

Онлайн-кассы для владельцев онлайн-сервисов

Если вы продаете услуги для автоматизации SEO, например аудит сайта, когда клиент заходит на сайт, регистрируется, оформляет подписку и получает возможность пользоваться услугами сервиса, онлайн-касса также нужна.

Онлайн-кассы для реализации инфопродуктов

• Продажа обучающих курсов
• Электронных учебников
• И прочих продуктов, которые покупатель не может физически получить на руки

В таком случае оплата совершается по безналичному расчету (пластиковые карты, платежные сервисы), и вы не можете контролировать время ее поступления. Поэтому все данные по продажам должны быть переданы в ФНС посредством использования онлайн-кассы.

Кто не обязан применять онлайн-кассу при безналичных расчетах?

Не устанавливать онлайн-кассу могут:

• Предприниматели, осуществляющие торговлю ценными бумагами
• Коммерсанты, ведущие деятельность в сфере розницы на ярмарках и рынках
• Работники социальных служб
• Предприниматели, сдающие жилье, принадлежащее им по праву собственности
• Владельцы бизнеса, ведущие деятельность в труднодоступной местности согласно реестру органа власти субъекта РФ
• ИП и ООО, принимающие оплату на расчетный счет, при условии, что она поступает исключительно от юридических лиц

Исключения в виде сфер деятельности, которым предоставлено право работать без онлайн-касс, прописаны в статье 2 54-ФЗ.

Во всех остальных случаях предприниматель обязан использовать кассовую технику нового поколения.

Если требования законодательства будут проигнорированы владельцем бизнеса, налоговыми органами могут быть использованы меры воздействия: от штрафа до лишения предпринимателя лицензии.

Особенности применения онлайн-кассы при безналичных расчетах

В июле 2017 года налоговая служба опубликовала письмо № ЕД-3-20/4592@ от 06.07.2017. В данном документе ФНС приняла такую же позицию как Минфин РФ в отношении применения онлайн-касс при безналичных расчетах.

В документе говорится о том, что к безналичным средствам платежа относятся не только платежи по пластиковым картам, но и оплата товаров и услуг посредством использования платежных сервисов и электронных кошельков.

Согласно данному письму, онлайн-кассы должны использоваться в случае перевода денежных средств с расчетного счета организации с предоставлением платежного поручения.

Срок перехода на онлайн-кассы при получении оплаты на расчетный счет

На сроки перехода предпринимателей на новую кассовую технику больше влияет режим налогообложения и сфера деятельности, чем способ оплаты товара или услуги.

Сроки перехода:

Требования к кассовому документу, формируемому при получении оплаты по безналу

К таким чекам применимы те же требования, что и к остальным кассовым чекам.

Реквизиты должны содержать:

• Дату и время формирования документа
• Название фирмы
• ИНН
• Адрес
• Ставку налога на добавленную стоимость (НДС)
• Данные кассового работника
• Номер ФН
• Регистрационный номер кассы
• Сумма чека
• Сайт ОФД
• QR код

Если у вас возникает вопрос: какой чек выдавать покупателю - электронный или бумажный, то здесь все зависит от того, как осуществляется расчет.

• Если покупатель присутствует перед продавцом физически, значит бумажный чек должен быть выдан в обязательном порядке. Электронный чек в этом случае отправляется покупателю по требованию.
• Если же оплата происходит дистанционно, кассовый чек должен быть направлен покупателю в электронной форме в виде sms-сообщения или на e-mail.

Как осуществляется возврат при безналичной оплате?

Главное правило для осуществления возврата по онлайн-кассе при оплате на расчетный счет - возврат денежных средств строго в безналичной форме.

Вернуть деньги наличными в этом случае продавец не может.

• Покупателю необходимо составить заявление на возврат в произвольной форме, либо по шаблону продавца.
• Далее заявление направляется продавцу, который в свою очередь составляет акт возврата с указанием данных покупателя, суммы возврата, характеристик товара и причины возврата.
• Для того, чтобы инициировать возврат денежных средств, продавец направляет платежное поручение на возврат стоимости товара.
• Сроки возврата будут зависеть от того, насколько быстро банк отреагирует на поступившую заявку.
• Сотрудник банка должен обработать заявку в течение 3 дней, далее зарегистрированная заявка отправляется в работу. Законодательно срок не должен превышать 10 дней.
• В случае возврата товара, оказавшегося некачественным, срок возврата денежных средств может быть увеличен до 14 дней.

В некоторых случаях у предпринимателя есть право отказать покупателю в осуществлении возврата:

• Покупатель высказал желание вернуть товар, отнесенный к продовольственным, в случае надлежащего качества продукта
• Товар отнесен законодательством РФ в списки невозвратных
• Вышел срок возврата, установленный законодательно

Какая касса нужна при оплате по безналу?

Для приема оплаты по безналичному расчету предпринимателю будет удобнее использовать автоматизированную кассу или подключение с помощью ПО.

Автоматическая онлайн-касса

Автоматизированная онлайн-касса исключает необходимость формирования и отправки чеков кассиром, а формирование кассового чека происходит автоматически в электронном формате.

Если перевод денежных средств будет осуществлен с банковской карты покупателя, касса автоматически оформит продажу и сформирует чек.

В таких онлайн-кассах есть возможность настройки времени отправки кассового чека. Документ может отправляться по факту каждой оплаты или же в определенное время группе покупателей.

Подключение с помощью ПО

У некоторых онлайн-касс отсутствует возможность автоматизированной работы. В данном случае предпринимателю поможет специальное программное обеспечение, которое позволит подключить онлайн-кассу к сайту и переведет устройство в автоматический режим.

UPD: обновлено 14.04.2023